Falhas são comuns na gestão de qualquer negócio. No entanto, isso não pode servir de justificativas para tolerá-las, pois representam invariavelmente perda de produtividade, desequilíbrio financeiro, queda da qualidade do atendimento, entre outros aspectos negativos para a imagem da empresa.
É papel de um bom gestor trabalhar continuamente para identificar as falhas e propor soluções que garantam a excelência do serviço e a viabilidade do negócio. No caso de gestão de hospitais, essa obrigação transcende a questão econômica e alcança o dever moral. Falhas na gestão da saúde podem representar perda de vidas.
Falta de agilidade no atendimento, problema com fornecedores, ausência de insumos. Mais do que comprometer o desempenho, a produtividade e a reputação da empresa, problemas de gestão na área da saúde afetam diretamente a vida de pessoas. Elas potencializam desdobramentos gravíssimos de repercussão abrangente.
Ciente dessa responsabilidade, escrevo esse artigo compromissado em contribuir para a qualificação da gestão da saúde, independente do retorno que possa conquistar ou não.
Minhas experiências bem-sucedidas na área, creio, poderão ser úteis para os profissionais que estejam diretamente envolvidos na administração de unidades de saúde.
Dou-me por satisfeito se meus conhecimentos impactar positivamente esses negócios e de alguma forma ajudar a salvar vidas.
Abaixo, listo quais são os erros de gestão mais comuns que me deparei ao longo dos anos ao assumir o comando administrativo de clínicas e hospitais. Acompanhe.
- Erros comuns que podem acontecer na gestão de hospitais
Problemas de comunicação, falta de planejamento financeiro, gestão de estoque são algumas das falhas mais frequentes em gestão de hospitais.
Abordo com mais detalhes esses e outros erros que comprometem a saúde financeira do negócio e a qualidade do atendimento.
- Problemas de comunicação
Um problema clássico. A recepção registra X, a enfermagem entende Y, os médicos não entendem nada e é necessário voltar do começo para seguir com o procedimento.
É fundamental que a comunicação entre as equipes esteja bem-estruturada para evitar desencontros e atrasos como esse. Isso parece óbvio, mas ficaria surpreso de descobrir que muitos hospitais e clínicas particulares não desenvolvem uma política de comunicação clara e rígida.
Claro que existe a orientação e a organização mínima de repasses de informações, mas ela não é detalhada e nem ocorre em todos os procedimentos, como em troca de plantões. Aliás, troca de plantões em alguns hospitais é um “Deus nos acuda”, é onde ocorrem as principais falhas de comunicação.
Para evitar transtornos que podem ser facilmente evitados, recomendo implementar uma política de comunicação entre os departamentos. Também oriento a investir na cultura organizacional da empresa para estimular a interação, o diálogo constante entre os setores.
Realize reuniões periódicas, invista na automatização de processos, transmita aos colaboradores que todos trabalham por um objetivo em comum: a excelência no atendimento.
- Falta de controle do fluxo de caixa
Outro erro frequente e que também se trata de algo básico, porém muitas vezes ignorado. Uma das principais ferramentas de gestão a ser utilizada é o controle do fluxo de caixa.
Isso significa ter controle total de toda a movimentação financeira do hospital, todas as entradas e saídas; mesmo dos valores considerados irrisórios.
O controle do fluxo de caixa é importante para que o gestor tenha condições de identificar quais são os maiores custos e as principais fontes de receitas.
Ter posse de tais informações é útil, por exemplo, para avaliar quais despesas podem ser diminuídas e corrigir descontroles financeiros.
Um planejamento financeiro, baseado com dados concretos provenientes do controle do fluxo de caixa, favorece a criação de estratégias para a expansão sustentável do negócio.
- Gestão de estoque ineficiente ou inexistente
Um dos departamentos centrais para assegurar uma gestão financeira eficiente e controlada é o do estoque. É por intermédio da gestão de estoque que é possível reduzir desperdícios, negociar materiais com fornecedores e evitar falta de medicamentos.
É um setor vital para a organização do hospital e problemas em sua gestão fatalmente culminará em transtornos em série.
Um erro comum em hospitais é o de não unificar os dados de todos os estoques, constituírem “ilhas de estoque” com gerenciamento autônomo.
A unificação da base de dados é uma solução mais eficaz por reduzir a interferência humana. Hoje existem programas específicas que ajudam a otimizar ações. Informam, por exemplo, quais itens estão próximos da data de validade e quais não necessitam de reposição imediata.
- Falta de planejamento do marketing
Em se tratando de gestão hospitalar, significa investir na divulgação do hospital em locais errados, desperdiçar recursos com estratégias defasadas e ineficientes.
Muitos gestores ainda não sabem lidar com o momento que vivemos de massificação digital. Alguns ainda apostam em concentrar recursos em mídias tradicionais, outros acreditam que tudo agora deve ser focado nas redes sociais.
O fato é que tudo depende do público e das necessidades de cada empreendimento. A estratégia mais em uso atualmente é adotar um modelo híbrido, com presença em todos os canais de comunicação possíveis, mas investindo mais em uns do que em outros.
No caso das redes sociais, a comunicação deve ser adaptada a essas plataformas. Replicar o mesmo conteúdo em todos os veículos simplesmente não é eficaz. É preciso elaborar um conteúdo estratégico que gere vínculo, estimule o engajamento, conquiste a confiança.
Um trabalho que certamente demanda uma equipe de marketing experiente e atualizada sobre as melhores práticas no mercado.
Aliás, a equipe de marketing tem condições de se encarregar não só com o desenvolvimento do material publicitário. Ela também pode elaborar uma estratégia personalizada para o negócio considerando suas potencialidades e necessidades.
- Errar na escolha dos equipamentos
O velho erro de priorizar preço e não se atentar as especificações técnicas dos equipamentos e a reputação do fornecedor. Um erro crasso que põe em risco técnicos e pacientes.
Uma boa gestão jamais deve falhar na escolha dos aparelhos. Além do que já foi citado, é fundamental o gestor considerar na hora da escolha:
- Tecnologia empregada;
- Durabilidade;
- Despesas com manutenção.
Enfim, avaliar a relação custo-benefício.
Esses foram os erros mais recorrentes que recordo ter me deparado em gestão de hospitais pelo país. Há outros que também merecem ser colocados em pauta e posso me comprometer a fazer uma segunda parte, caso me solicitem. Deixem nos comentários.
Até a próxima.
